Revisar discrepancias entre factura y albaranes
Compara lo que el proveedor te factura con lo que te entregó, contacta con él con el detalle ya redactado y deja constancia de cómo se resolvió.
Quién puede usarlo: Permiso «Escanear» o «Ver discrepancias». En el menú aparece como «Revisar».
En esta guía
Qué es una discrepancia
Un albarán es el papel que llega con la mercancía y dice lo que te entregan. La factura es lo que te cobran, y suele agrupar varios albaranes. Hay discrepancia cuando, una vez vinculada la factura con sus albaranes, los importes no coinciden: un precio más alto, una cantidad de más o un producto que no llegó.
- Paso 1: Escanear albaranes
- Paso 2: Escanear la factura
- Paso 3: Vincularlos
- Paso 4: ¿Cuadra?
- Paso 5: Revisar y resolver
Nota: Aquí solo aparecen facturas vinculadas a albaranes cuya diferencia pasa de 0,05 €. Una factura sin vincular no sale: vincúlala primero desde Historial con Vincular.
Revisar y resolver una discrepancia
- Paso 1: Abre Revisar. Cada tarjeta muestra el proveedor, la factura, cuántos albaranes tiene y la diferencia (por ejemplo «+12,40 €»).
- Paso 2: Pulsa la tarjeta. Verás Σ Albaranes frente a Factura, la Diferencia total y la comparativa línea a línea solo de lo que no coincide («Falta en factura», «No estaba en albarán»…).
- Paso 3: Comprueba con los documentos (Ver y Ver factura) si la diferencia es real.
- Paso 4: Si hay que reclamar, pulsa Email, Llamar o WhatsApp: se abre tu aplicación con el texto ya redactado con la diferencia y el detalle por línea. Envíalo tú. El estado pasa a «Proveedor contactado».
- Paso 5: Escribe en Nota interna el acuerdo (por ejemplo «Abono de 12,40 € en la próxima factura»).
- Paso 6: Cierra el caso con Aceptar diferencia (la das por buena) o Marcar factura resuelta (ya está corregida). La factura sale de pendientes.
- Pendiente
- Detectada, nadie ha hecho nada todavía.
- Proveedor contactado
- Se ha abierto un correo, llamada o WhatsApp desde aquí.
- Diferencia aceptada
- La das por buena; la factura queda como cuadrada.
- Resuelta
- Corregida o abonada; la factura queda como cuadrada.
Reabrir como pendiente devuelve el caso a pendiente. Deshacer vinculación separa un albarán de la factura (el albarán vuelve a pendiente). Ninguna de estas acciones cambia el stock ni los precios.
Modo auditoría y exportación
- Ver discrepancias resueltas muestra también las cerradas.
- Re-sincronizar estados recalcula qué facturas cuadran y cuáles no.
- Modo auditoría revisa las resueltas y marca datos que faltan o vínculos raros; desde ahí Exportar CSV descarga el registro.
Problemas frecuentes
- Sé que una factura no cuadra pero no aparece.
Por qué pasa: La factura no está vinculada a sus albaranes, o la diferencia es de 0,05 € o menos.
Qué hacer: En Historial, pulsa Vincular en la factura y elige sus albaranes.
- Email, Llamar o WhatsApp están desactivados.
Por qué pasa: El proveedor no tiene correo o teléfono.
Qué hacer: Pulsa Editar en el bloque de contacto, añádelos y Guardar contacto.
- La factura no se compara línea a línea.
Por qué pasa: La factura viene resumida por conceptos («suministro», «frutas y verduras»…) o solo lista albaranes.
Qué hacer: Se compara el total. Revisa a mano y cierra el caso con una nota.
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